電子帳簿保存法スキャナ保存要件と車両経費管理効率化

電子帳簿保存法スキャナ保存要件

電子帳簿保存法スキャナ保存の基本要件と対象書類

クラウド会計を活用した 電子帳簿保存法 対応の実務 【令和5年度税制改正にキャッチアップ】

電子帳簿保存法のスキャナ保存とは、紙で受け取った契約書や領収書などの国税関係書類をスキャンして電子データとして保存する制度です。2022年1月の改正により、事前承認制度が廃止され、中小企業でも導入しやすくなりました。
参考）電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？要件やタイムスタンプに…
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対象となる書類は「重要書類」と「一般書類」の2つに区分されます。重要書類には資金や物の流れに直結する契約書・領収書・請求書・納品書などが該当し、一般書類には見積書・注文書・検収書などが含まれます。
参考）スキャナ保存の要件は？電子化のメリット・デメリットと始め方
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弥生株式会社の公式ガイド - スキャナ保存の詳細な要件と改正内容
車両を業務で使用する方にとって重要なのは、ガソリンスタンドで受け取る燃料費の領収書や駐車場の領収書、高速道路の利用明細などが全て重要書類として扱われる点です。これらの書類は資金の流れに直結するため、より厳格な保存要件が適用されます。
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スキャナ保存の対象外となるのは、棚卸表・貸借対照表・損益計算書などの計算書類や、手書きで作成された帳簿です。また売上伝票などの伝票類も国税関係書類に該当しないため対象外となります。
参考）【一覧表あり】電子帳簿保存法の対象外になる書類をわかりやすく…
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電子帳簿保存法スキャナ保存の技術的要件（解像度・カラー）

スキャナ保存を行う際には、まず読み取り機器が一定の技術基準を満たしている必要があります。解像度は200dpi相当以上が必須条件とされており、これは書類の文字が明瞭に読み取れる水準です。
参考）電子帳簿保存法の検索要件とは？不要な場合も解説
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カラー画像の要件として、重要書類は赤・緑・青それぞれ256階調以上（約1677万色）でのカラー保存が必要です。一方、一般書類については白黒やグレースケールでの保存も認められています。
参考）【2025年版】スキャナ保存制度とは？要件と改正ポイントを解…
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• 解像度：200dpi相当以上（重要書類・一般書類共通）
• カラー階調：RGB各256階調以上（重要書類のみ、一般書類は白黒可）
• 読み取り機器：複合機、スマートフォン、デジタルカメラいずれも使用可能

スマートフォンのカメラで撮影する場合も、上記の要件を満たしていれば問題ありません。最近のスマートフォンは十分な解像度とカラー階調を持っているため、外出先で受け取った領収書をその場で撮影して電子保存することが可能です。
参考）領収書の写真でも経費精算は可能！撮影後は原本を破棄できる？
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ただし、撮影時にピントが合っていない、書類の一部が切れている、影が入っているなどの不備がある画像は要件を満たしません。不備のある画像を削除・訂正する場合は、その履歴を完全に保存する必要があります。
参考）https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-3.pdf
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電子帳簿保存法スキャナ保存のタイムスタンプ付与要件

タイムスタンプとは、電子データが特定の時刻に存在し、その後改ざんされていないことを証明する技術です。電子帳簿保存法では、スキャンした書類の真実性を担保するためにタイムスタンプの付与が原則として必要とされています。
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タイムスタンプの付与期間は、書類の受領後または業務処理の通常期間経過後、最長で2ヶ月と7営業日以内と定められています。2022年の改正前は3営業日以内だったため、大幅に緩和されました。
参考）タイムスタンプとは？電子帳簿保存法の要件や無料のやり方などを…
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ただし、訂正・削除の履歴が全て残るシステムを使用している場合、タイムスタンプの付与は不要となります。クラウド会計システムや経費精算システムの多くは、この編集履歴保存機能を備えているため、実質的にタイムスタンプなしで運用できるケースが増えています。​
タイムスタンプの発行は時刻認証局（TSA）との契約により行われます。電子データからハッシュ値を算出してTSAに送信し、時刻情報を含む証明書を受け取る仕組みです。
参考）電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？ 仕組みや発行方法をわか…
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電子帳簿保存法スキャナ保存の検索要件と入力期間制限

スキャナ保存したデータは、税務調査などの際に速やかに取り出せるよう、検索機能を確保する必要があります。検索要件として必須とされるのは「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目での検索です。
参考）電子帳簿保存法の検索要件とは？税制改正による変更点や対応方法…
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さらに高度な検索要件として、取引年月日や金額の範囲指定検索、2つ以上の記録項目を組み合わせた検索も定められていますが、これらは税務職員によるデータのダウンロード要請に応じられる場合には免除されます。​

• 必須要件：年月日・金額・取引先名での検索機能
• 任意要件①：年月日・金額の範囲指定検索（ダウンロード可能なら免除）
• 任意要件②：2項目以上の組み合わせ検索（ダウンロード可能なら免除）

入力期間の制限は重要書類にのみ適用され、書類の受領後速やかに入力することが求められます。具体的には早期入力方式（おおむね7営業日以内）または業務処理サイクル方式（業務処理期間経過後おおむね7営業日以内）のいずれかで入力する必要があります。​
車両を使用する営業担当者の場合、外出先で受け取った領収書をスマホで撮影し、その日のうちに経費精算システムにアップロードすれば入力期間の要件を満たせます。システムによっては自動的に日付・金額・取引先を読み取るOCR機能を搭載しているため、手入力の手間も省けます。
参考）電子帳簿保存法に対応した経費精算の方法と注意点 ｜ 電子印鑑…
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車両関連経費書類のスキャナ保存実務ポイント

車を業務で使用する方にとって、燃料費・駐車場代・高速道路料金・車検費用・修理代などの領収書管理は日常的な業務です。これらの車両関連経費書類は全て重要書類に該当するため、厳格なスキャナ保存要件を満たす必要があります。
参考）電子帳簿保存法に対応した経費精算書の保存方法と注意点
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実務上の効率的な保存方法として、スマートフォンを活用した即時撮影が推奨されます。ガソリンスタンドで給油後、レシートを受け取ったその場で専用アプリを使って撮影すれば、紛失のリスクがなくなり、帰社後の事務処理も大幅に削減できます。​
マネーフォワード公式解説 - スマホ撮影による領収書の電子保存方法
車検や修理の際に受け取る複数枚の明細書については、整然とした状態で撮影することが重要です。書類が折れ曲がっていたり、影が入っていたりすると再撮影が必要になるため、平らな場所に置いて明るい環境で撮影しましょう。​
紙の領収書をスキャナ保存した後、原本を破棄できるかという疑問がよく寄せられますが、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば原本の破棄は可能です。ただし、破棄する前にスキャンデータが正しく保存され、検索可能な状態になっていることを必ず確認してください。
参考）領収書をスキャンすれば原本を破棄して良い？電子化の要件を解説…
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意外と知られていないポイントとして、クレジットカードで支払った場合の扱いがあります。店舗で決済して紙の領収書を受け取った場合はスキャナ保存の対象となりますが、オンラインで発行されたPDFの利用明細は電子取引データとして別の保存要件が適用されます。
参考）電子帳簿保存法でクレジットカードの利用明細・領収書はどう扱う…
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電子帳簿保存法スキャナ保存導入のメリットと業務効率化

スキャナ保存の最大のメリットは、業務効率の飛躍的な向上です。紙のまま保存している場合、過去の領収書を探すには保管場所まで出向き、ファイルを1つずつ確認する必要がありましたが、電子化すればパソコン上で瞬時に検索できます。
参考）スキャナ保存の要件や対象書類とは？タイムスタンプの必要性とメ…
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管理コストの削減効果も見逃せません。国税関係書類の保存期間は原則7年間（欠損金がある場合は最長10年間）ですが、この間の紙書類を保管するには相応のスペースが必要です。電子化によりクラウドストレージに保存すれば、物理的な保管スペースが不要になり、賃料やファイリング用品のコストが削減できます。
参考）知らないと損をする!? 経理業務改善に役立つ「スキャナ保存制…
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車両を使用する営業部門では、遠隔地からの経費精算がスムーズになります。従来は領収書を本社に郵送して経理部門の処理を待つ必要がありましたが、スマホで撮影してアップロードすれば即座に精算処理が開始できます。​
環境面での貢献も重要なメリットです。紙の使用量が削減されることで、森林資源の保護につながり、企業のSDGs活動としてもアピールできます。また印刷やファイリングに関わる労力が不要になるため、従業員の働き方改革にも寄与します。
参考）整備・鈑金工場様向け電子帳簿保存法情報
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セキュリティ面では、アクセス権限の設定やバージョン管理により、紙での保管よりも高度な管理が可能になります。誰がいつどのデータにアクセスしたかの記録も残るため、内部統制の強化にもつながります。
参考）電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存の始め方3ステップ！要件…
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実際の導入事例では、経理担当者の月次決算作業が平均で3日間短縮されたという報告や、年間の保管コストが50%以上削減されたケースも見られます。特に車両関連の経費が多い運送業や営業部門を抱える企業では、導入効果が顕著に表れています。
参考）自動車整備業者も知っておくべき電子帳簿保存法を徹底解説
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